根据实际工作流评估适配度
记录任务、数据源、权限模型和所需输出。如果 SaaS 产品的工作流适用，它可以免去大量基础设施工作。定制软件能够支持独特流程，但只有在组织能够明确需求并持续维护时，灵活性才有意义。多数团队更适合有意识地组合使用，而不是遵循一刀切的采购或自建规则。
- ✓ 明确不可妥协的要求和可接受的折衷方案。
- ✓ 采用具有代表性的试用，而非比较功能数量。
对长期成本与责任进行建模
将许可证、使用情况、集成、支持、员工管理、托管、监控、更新和迁移纳入考虑范围。自有代码仍依赖平台和库。SaaS 仍需要访问权限治理和数据管理。明确系统故障时由谁响应、如何测试备份，以及组织实际需要何种服务连续性。
- ✓ 记录经常性成本及可能的用量变化。
- ✓ 为安全更新和运营恢复指定负责人。
在承诺之前规划退出方案
检查导出格式、数据完整性、合同条款，以及标识符在迁移后能否保留。避免采用无法将业务记录与单一供应商界面分离的架构。HGM 可以评估系统边界和集成计划；协议应准确说明所有权，包括代码、配置、凭据和第三方依赖项。
- ✓ 在依赖导出数据前，先用真实场景的数据进行测试。
- ✓ 保留书面交接和替换计划。